Alle Jahre wieder stellt sich für Unternehmen die Frage, wie man Geschenke an Mitarbeiter steuerlich absetzen kann. Denn Weihnachtsgeschenke sind nicht nur eine nette Geste, sondern auch ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskultur und können die Motivation und Loyalität der Mitarbeiter stärken.
Grundsätzlich gilt: Geschenke bis zu einem Wert von 35 Euro pro Person im Jahr gelten als Betriebsausgaben und sind somit steuerlich abzugsfähig. Dabei ist wichtig zu beachten, dass es sich um Sachgeschenke handeln muss – Geld- oder Gutscheingeschenke fallen hierbei nicht unter diese Regelung.
Doch was passiert bei teureren Geschenken? Hier kommt es darauf an, ob das Präsent einen persönlichen Bezug hat oder eher geschäftlicher Natur ist. Ist letzteres der Fall (beispielsweise wenn man Kunden besondere Aufmerksamkeit schenkt), so können höhere Kosten geltend gemacht werden – allerdings müssen diese dann mit dem Geschäftsinteresse des Unternehmens begründet sein.
Bei privaten Anlässen wie Geburtstagen oder Hochzeiten sieht die Sache anders aus: Diese Ausgaben dürfen in keinem Fall als Betriebsausgabe verbucht werden – unabhängig vom Wert des Geschenks.
Zusammengefasst lässt sich sagen: Werden Weihnachtsgeschenke sinnvoll eingesetzt und richtig deklariert, stellen sie für Unternehmen durchaus eine lohnende Investition dar.
Wer ist der Geschenkempfänger?
Zu unterscheiden ist, wer Geschenkempfänger ist, da für Mitarbeiter und Kunden unterschiedliche Regelungen gelten.
Steuerliche Regelungen für Mitarbeitergeschenke
Was unterliegt der Lohnsteuer?
Der Lohnsteuer unterliegen nicht nur die Barlöhne, sondern grundsätzlich auch alle anderen geldwerten Vorteile (Sachbezüge), die Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhalten. Von diesem Grundsatz ausgehend gelten nach Meinung des Finanzministeriums auch Autobahnvignetten als Sachzuwendung.
„Die Sachzuwendung darf nicht den Charakter einer individuellen Belohnung eines Mitarbeiters darstellen (z.B. wegen guter Arbeitsleistung, aus Anlass des Geburtstags, der Eheschließung etc.). Es muss sich um eine generelle Zuwendung an alle Mitarbeiter aus bestimmten Anlässen handeln.“
Einkommensteuerregelung für Geschenke an die Belegschaft
Die Geschenke können beim Unternehmer als Betriebsausgaben (freiwilliger Sozialaufwand) geltend gemacht werden.
Regelung zu Mitarbeitergeschenken betreffend Umsatzsteuer
Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter unterliegen grundsätzlich der Umsatzsteuer. Ausgenommen sind lediglich Aufmerksamkeiten.
Sehr wohl als Betriebsausgabe geltend gemacht werden können solche Geschenke, die aus Gründen der Werbung überlassen werden. Dies gilt jedoch nur dann, wenn die Gegenstände geeignet sind, eine entsprechende Werbewirkung zu entfalten. Dies ist beispielsweise bei Kugelschreibern, Kalendern, Feuerzeugen etc. dann der Fall, wenn sie mit der Firmenaufschrift oder dem Firmenlogo versehen sind und es sich dabei nicht um exklusive Produkte handelt.
Vorteile aus der Teilnahme an Betriebsveranstaltungen und die dabei empfangenen Sachzuwendungen sind lohnsteuerfrei. Für die Lohnsteuerfreiheit ist im Einzelnen Folgendes zu beachten:
- Sachzuwendungen sind bis maximal 186 Euro jährlich pro Mitarbeiter steuerfrei. Weitere Sachgeschenke aus anderem Anlass sind mitzuberücksichtigen, Sachzuwendungen für Dienst- und Firmenjubiläum hingegen nicht.
- Steuerfrei sind nur Sachzuwendungen. Geldzuwendungen sind immer steuerpflichtig. Zu den Sachzuwendungen gehören auch Gutscheine und Geschenkmünzen, die nicht in Bargeld abgelöst werden können. Goldmünzen bzw. Golddukaten, bei denen der Goldwert im Vordergrund steht, werden nach der Verwaltungspraxis als Sachzuwendung anerkannt. Entgegen einer Entscheidung des Unabhängigen Finanzsenats gelten nach Meinung des Finanzministeriums auch Autobahnvignetten als Sachzuwendung.
- Die Sachzuwendung darf nicht den Charakter einer individuellen Belohnung eines Mitarbeiters darstellen (z.B. wegen guter Leistung, Geburtstag usw.) Es muss ich um eine generelle Zuwendung an alle Mitarbeiter aus bestimmten Anlässen handeln.
Voraussetzung für die Umsatzsteuerpflicht ist, dass für das Geschenk ein gänzlicher oder teilweiser Vorsteuerabzug möglich war. Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer ist der Einkaufspreis bzw. die Selbstkosten.
Steuerliche Absetzbarkeit von Kundengeschenken
Umsatzsteuer bei Kundengeschenken
Auch Kundengeschenke unterliegen grundsätzlich der Umsatzsteuer unter der Voraussetzung, dass für sie ein gänzlicher oder teilweiser Vorsteuerabzug möglich war. Ausgenommen sind nur Geschenke von geringem Wert oder Warenmuster. Ein geringer Wert ist bis 40 Euro (ohne Umsatzsteuer) anzunehmen, wobei die an einen Empfänger pro Kalenderjahr abgegebenen Geschenke diese Grenze nicht übersteigen dürfen. Aufwendungen für geringwertige Werbeträger wie Kugelschreiber sind vernachlässigbar und nicht in die 40-Euro-Grenze miteinzurechnen.
Relevanz von Kundengeschenken für die Einkommensteuer
Weihnachtsgeschenke für Kunden und Geschäftspartner sind üblicherweise nicht als Betriebsausgabe absetzbar. Derartige Kosten fallen unter den sogenannten “nicht abzugsfähigen Repräsentationsaufwand”. Sehr wohl als Betriebsausgabe geltend gemacht werden können solche Kundengeschenke, die aus Gründen der Werbung überlassen werden. Dies gilt jedoch nur dann, wenn die Gegengestände geeignet sind, eine entsprechende Werbewirkung zu entfalten. Bei Kugelschreibern, Kalendern, Feuerzeugen usw. ist das dann der Fall, wenn sie mit der Firmenaufschrift oder dem Logo versehen sind und es sich dabei nicht um exklusive Produkte handelt.
Fazit: Geschenke bringen Vorteile für Firmen und Beschenkte
Es ist also wichtig, bei der Planung von Weihnachtsgeschenken für Mitarbeiter und Kunden die steuerlichen Regelungen zu beachten. Für Mitarbeiter können Sachzuwendungen bis maximal 186 Euro jährlich pro Person steuerfrei sein, sofern es sich um generelle Zuwendungen handelt und nicht um individuelle Belohnungen. Kundengeschenke sind üblicherweise nicht als Betriebsausgabe absetzbar, außer sie dienen Werbezwecken. Auch in Bezug auf die Umsatzsteuer gibt es bestimmte Voraussetzungen zu erfüllen: Geschenke müssen einen gänzlichen oder teilweisen Vorsteuerabzug ermöglicht haben und dürfen eine gewisse Wertgrenze (40 Euro ohne Umsatzsteuer) nicht übersteigen.
In jedem Fall lohnt es sich jedoch, immer wieder darüber nachzudenken, welche Art von Geschenk am besten geeignet ist – sei dies ein personalisiertes Präsent oder doch eher etwas Allgemeines wie Kugelschreiber mit dem Firmenlogo versehen. Letztendlich sollte das Ziel darin bestehen den Mitarbeitern sowie Geschäftspartnern Freude bereiten zu wollen, während gleichzeitig auch alle rechtlichen Anforderungen eingehalten werden sollten.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass „echte“ Weihnachtsgeschenke für Kunden weder als Betriebsausgabe geltend gemacht werden können, noch das Recht zum endgültigen Vorsteuerabzug besteht, sofern die Grenze von 40 Euro überschritten wird.